Informativa privacy del connettore PaneaMCP

Panea S.r.l. tutela la riservatezza dei dati personali degli utenti abilitati all'utilizzo dei propri servizi e garantisce ad essi la protezione necessaria da ogni evento che possa metterli a rischio di violazione.

Come previsto dal Regolamento dell'Unione Europea n. 679/2016 ("GDPR"), ed in particolare dall'art. 13 e dall'art. 14, qui di seguito si forniscono all'utente abilitato all'utilizzo del connettore PaneaMCP (persona fisica, dipendente o collaboratore del Cliente di Panea, ovvero dello studio professionale che opera per conto dei datori di lavoro assistiti, cui sono state assegnate credenziali di accesso nominative; di seguito "Utente" o "Interessato") le informazioni relative al trattamento dei propri dati personali connesso all'utilizzo del connettore PaneaMCP (di seguito, il "Connettore"), che consente di collegare al software di gestione paghe e risorse umane eLaborHub un'applicazione di intelligenza artificiale (di seguito, l'"Agente AI") fornita da un soggetto scelto e contrattualizzato dal Cliente (di seguito, il "Provider AI"). La presente informativa riguarda i dati personali dell'Utente; il trattamento dei dati dei lavoratori gestiti in eLaborHub è oggetto dell'informativa resa ai lavoratori dal rispettivo datore di lavoro.

1. Estremi identificativi del Titolare e delle figure collegate alla gestione dei dati personali

Il Titolare del trattamento dei dati personali è Panea S.r.l. (di seguito "Panea" o "Titolare"), con sede legale in Via G. Conforti 2/M, 87100 Cosenza (CS), C.F. e P.IVA 18160651008, in persona del legale rappresentante pro tempore, i cui estremi di contatto sono:
- telefono: +39 342 606 0761;
- e-mail: rtrubiani@paneagroup.it;
- PEC: panea@paneagrouppec.it.
Panea tratta i dati dell'Utente in due distinte qualità:
- quale titolare autonomo del trattamento, per la gestione delle utenze, la registrazione dell'accettazione dei Termini di servizio, la sicurezza propria del servizio (autenticazione, limiti d'uso, prevenzione degli abusi) e l'assistenza tecnica;
- quale responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR per conto del Cliente, nell'ambito dell'accordo sul trattamento dei dati relativo a eLaborHub, per la tenuta del registro delle operazioni eseguite tramite il Connettore sui dati del Cliente. Per tale trattamento il titolare è il Cliente (il datore di lavoro dell'Utente, ovvero il datore di lavoro assistito per conto del quale l'Utente opera), cui l'Utente può rivolgersi anche per le informazioni previste dalla disciplina lavoristica.
Le altre figure collegate alla gestione dei dati personali, nell'ambito del trattamento oggetto della presente informativa, sono:
- Oracle Italia Srl, presso la cui infrastruttura è erogato il Connettore, che opera quale responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR;
- il Provider AI, fornitore dell'Agente AI scelto e contrattualizzato dal Cliente, che opera quale responsabile del trattamento del Cliente secondo il contratto tra questi stipulato. Il Provider AI non è responsabile del trattamento di Panea, né ha con essa rapporti contrattuali; i dati che l'Utente inserisce nell'Agente AI (richieste e conversazioni) sono trattati sotto la responsabilità del Cliente, che fornisce all'Utente le informazioni relative al Provider AI utilizzato.
L'elenco aggiornato dei responsabili del trattamento è disponibile presso il Titolare ai recapiti sopra indicati.

2. DPO – Responsabile della protezione dei dati

Panea ha designato un proprio Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), contattabile all'indirizzo e-mail rpd@paneagroup.it.

3. Categorie di dati trattati

I dati personali dell'Utente sono in parte forniti dal Cliente al momento dell'abilitazione dell'utenza (art. 14 GDPR) e in parte generati dall'utilizzo del Connettore. Le categorie di dati trattati sono:
- Dati identificativi dell'utenza: codice operatore, indirizzo di posta elettronica, nome e cognome, Cliente (tenant) di appartenenza, ruolo assegnato (amministratore / utente), aziende gestite alle quali l'Utente è abilitato.
- Dati di autenticazione: informazioni contenute nel token di accesso rilasciato dal servizio di gestione delle identità (identificativo dell'utente, Cliente, data e ora di rilascio e di scadenza). Le credenziali di accesso sono gestite dal servizio di gestione delle identità: il Connettore non riceve né conserva la password dell'Utente.
- Dati sull'accettazione dei Termini: data e ora dell'accettazione, versione del testo accettato, stato di attivazione del servizio (onboarding).
- Registro delle operazioni (audit): per ogni operazione, codice operatore, data e ora, Cliente, funzione invocata, azienda coinvolta, esito, durata e dimensione della risposta. Il registro non contiene il contenuto delle risposte con esito positivo; un dettaglio testuale, limitato a 500 caratteri, è registrato solo in caso di errore o di blocco.
- Eventi di sicurezza: superamento dei limiti d'uso per Cliente o per Utente, accessi negati, errori di autorizzazione.
- Notifiche programmate: per le notifiche e-mail programmate dall'Utente, indirizzo di posta elettronica del destinatario (che può essere un soggetto diverso dall'Utente), oggetto e testo del messaggio, tipo di report e relativi parametri, programmazione dell'invio, autore e data di creazione.
- Segnalazioni di feedback: testo eventualmente inserito tramite la funzione di feedback sulla qualità del servizio. Nel campo non devono essere inseriti dati personali dei lavoratori.
- Dati tecnici di connessione: indirizzo IP e dati tecnici della connessione registrati dall'infrastruttura di rete (load balancer) e dal servizio di gestione delle identità. Il Connettore non registra l'indirizzo IP dell'Utente.
Panea non tratta tramite il Connettore il contenuto delle richieste (prompt) formulate dall'Utente all'Agente AI, né le risposte elaborate dall'Agente AI, che restano nella sfera del Cliente e del Provider AI. Non sono trattati dati appartenenti a categorie particolari riferiti all'Utente.

4. Finalità del trattamento

Il conferimento dei dati di cui al punto 3 è necessario per l'abilitazione e l'utilizzo del Connettore: in mancanza, non è possibile accedere al servizio. Il trattamento non richiede il consenso dell'Utente; l'accettazione dei Termini di servizio richiesta al primo accesso ha natura contrattuale e di presa d'atto e non costituisce consenso al trattamento dei dati personali.
Nello specifico, i dati personali dell'Utente sono trattati per le seguenti finalità:
a) attivazione e gestione dell'utenza, autenticazione e verifica del ruolo e delle aziende per cui l'Utente è abilitato, erogazione del servizio, ivi compreso l'invio delle notifiche programmate richieste dall'Utente;
b) registrazione e prova dell'accettazione dei Termini di servizio e delle relative versioni;
c) tenuta del registro delle operazioni eseguite tramite il Connettore sui dati del Cliente, per conto del Cliente e su sua istruzione (sicurezza, tracciabilità degli accessi, non ripudio, riscontro alle richieste dei lavoratori interessati, gestione di eventuali violazioni dei dati);
d) sicurezza del servizio: applicazione dei limiti d'uso, prevenzione e rilevazione di abusi e di accessi non autorizzati, protezione dell'integrità del registro, gestione degli incidenti di sicurezza;
e) assistenza tecnica, gestione delle segnalazioni e miglioramento del servizio, anche tramite le segnalazioni di feedback;
f) adempimento di obblighi di legge e di provvedimenti delle Autorità, e tutela dei diritti del Titolare in sede giudiziaria.
Panea non utilizza i dati dell'Utente per valutarne le prestazioni, la produttività o il comportamento lavorativo, né per finalità di profilazione o di marketing. Le statistiche di utilizzo sono elaborate in forma aggregata. L'eventuale utilizzo del registro delle operazioni da parte del Cliente è soggetto alle regole che il Cliente stesso è tenuto a rispettare quale datore di lavoro, compreso l'art. 4 della L. 300/1970 (Statuto dei Lavoratori), e all'informativa da questo resa.

5. Base giuridica

Il trattamento per le finalità descritte al punto 4 alle lettere a e b è necessario all'esecuzione dei Termini di servizio accettati dall'Utente (art. 6.1 lett. b GDPR) e al perseguimento del legittimo interesse di Panea a dare esecuzione al contratto di fornitura stipulato con il Cliente (art. 6.1 lett. f GDPR).
Il trattamento per la finalità descritta alla lettera c è svolto da Panea per conto del Cliente, quale responsabile del trattamento: la relativa base giuridica è individuata dal Cliente, titolare del trattamento, ed è indicata nell'informativa da questo resa.
Per le finalità descritte alle lettere d ed e la base giuridica è il legittimo interesse di Panea alla sicurezza dei sistemi e delle informazioni e al corretto funzionamento del servizio (art. 6.1 lett. f GDPR), a seguito di valutazione di bilanciamento con i diritti e le libertà degli Utenti. Per la finalità di cui alla lettera f la base giuridica è l'adempimento di obblighi legali (art. 6.1 lett. c GDPR) e il legittimo interesse alla tutela dei propri diritti (art. 6.1 lett. f GDPR).
Panea ha condotto una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (art. 35 GDPR) relativa al Connettore, che comprende anche i trattamenti dei dati degli Utenti.

6. Modalità di trattamento

In relazione a tutte le finalità sopra indicate, il trattamento dei dati avverrà in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza, e sarà effettuato attraverso strumenti informatici e telematici al fine di registrare, organizzare, conservare, consultare, estrarre e comunicare i dati stessi.
Le misure tecniche e organizzative adottate sono idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato ai rischi, con particolare riferimento alla distruzione, perdita, modifica e divulgazione non autorizzata o all'accesso. In particolare: l'accesso avviene con credenziali nominative tramite un servizio di gestione delle identità basato su protocolli standard (OAuth2/OpenID Connect); il Connettore verifica identità, ruolo e aziende abilitate a ogni richiesta; le comunicazioni sono cifrate; il registro delle operazioni è protetto da alterazioni mediante una catena di impronte crittografiche firmate; le informazioni operative sono accessibili solo al personale di Panea autorizzato e con ruolo dedicato.
Il blocco temporaneo dell'accesso al superamento dei limiti d'uso è una misura tecnica automatica di sicurezza, che non produce effetti giuridici sull'Utente: in caso di blocco, l'Utente può rivolgersi a Panea o al proprio amministratore per ottenerne la verifica.

7. Utilizzo dell'intelligenza artificiale: ruoli e avvertenze per l'Utente

Ruolo di Panea. Il Connettore mette a disposizione un canale di accesso autenticato, autorizzato e tracciato a funzioni predefinite di eLaborHub. Panea non sceglie il Provider AI, non fornisce l'Agente AI e non riceve le conversazioni dell'Utente con esso.
Ruolo del Cliente e del Provider AI. La scelta del Provider AI, le condizioni di utilizzo dell'Agente AI, il luogo del trattamento e la conservazione delle richieste e delle risposte sono determinati dal Cliente, nel contratto stipulato con il Provider AI; le relative informazioni sono rese all'Utente dal Cliente.
Avvertenze. L'Utente è tenuto a:
- utilizzare il Connettore esclusivamente con l'Agente AI del Provider AI autorizzato dal Cliente e nel rispetto della destinazione d'uso e dei divieti indicati nei Termini di servizio, compreso il divieto di utilizzo per monitorare, valutare o profilare i singoli lavoratori;
- non inserire dati personali dei lavoratori nella funzione di feedback;
- custodire con diligenza le proprie credenziali e segnalare tempestivamente a Panea e al Cliente ogni uso anomalo o sospetto.
Nessun addestramento dei modelli. Panea non utilizza i dati dell'Utente, né i dati transitati tramite il Connettore, per l'addestramento o il miglioramento di modelli di intelligenza artificiale.

8. Tempi di conservazione

I dati identificativi dell'utenza e i dati di autenticazione sono conservati per la durata dell'abilitazione e, successivamente, per 12 mesi dalla disattivazione dell'utenza.
I dati sull'accettazione dei Termini sono conservati per la durata del contratto con il Cliente e, successivamente, per 10 anni, ai fini della prova dell'accettazione e della tutela dei diritti del Titolare.
Il registro delle operazioni e gli eventi di sicurezza sono conservati per 24 mesi dalla cessazione del contratto di fornitura del servizio con il Cliente, salvo ulteriore conservazione necessaria per la gestione di incidenti di sicurezza, di richieste delle Autorità o di contenziosi.
Le notifiche programmate sono cancellate al momento della loro disattivazione, che avviene quando l'Utente le elimina o, per le notifiche a invio singolo, dopo l'invio; resta la traccia dell'operazione nel registro delle operazioni.
Le segnalazioni di feedback sono conservate per 12 mesi dalla loro ricezione.
I dati tecnici di connessione sono conservati per 30 giorni dall'infrastruttura di rete e per 90 giorni dal servizio di gestione delle identità.
Alla scadenza dei termini indicati, i dati sono cancellati o resi anonimi in modo irreversibile.

9. Ubicazione dei dati, destinatari e trasferimenti

I dati dell'Utente sono trattati su infrastruttura cloud ubicata nell'Unione Europea.
I dati personali possono essere comunicati, per le finalità sopra indicate, esclusivamente: al personale di Panea autorizzato al trattamento e appositamente istruito; ai fornitori dei servizi di infrastruttura, di gestione delle identità e di invio della posta elettronica, quali responsabili del trattamento; al Cliente, per i dati del registro delle operazioni e degli eventi di sicurezza riferiti alle utenze del Cliente stesso; ai destinatari delle notifiche programmate indicati dall'Utente, limitatamente al contenuto delle notifiche; alle Autorità, ove la comunicazione sia dovuta per legge. I dati non sono oggetto di diffusione.
Panea non trasferisce i dati dell'Utente al di fuori dello Spazio Economico Europeo. Le risposte del Connettore sono consegnate all'Agente AI scelto dal Cliente; il Provider AI può essere stabilito o trattare dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. Tale trasmissione avviene su istruzione del Cliente, che ne assicura le garanzie previste dagli artt. 44-46 GDPR.

10. Diritti dell'Interessato

L'Utente potrà, in qualsiasi momento, esercitare i diritti di seguito indicati:
a) accesso ai dati personali: ottenere la conferma o meno che sia in corso un trattamento di dati che lo riguardano nonché, in caso positivo, l'accesso ai dati e alle informazioni sulle finalità, le categorie di dati, i destinatari e il periodo di conservazione;
b) portabilità dei dati: per i dati trattati in esecuzione dei Termini di servizio con mezzi automatizzati, ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati che lo riguardano;
c) rettifica o cancellazione o limitazione dei trattamenti che lo riguardano: la cancellazione dei dati del registro delle operazioni può essere limitata quando la loro conservazione è necessaria per la sicurezza del servizio, per obblighi di legge o per la tutela di diritti in sede giudiziaria (art. 17.3 GDPR);
d) opposizione al trattamento dei dati per il perseguimento di un legittimo interesse del Titolare, per motivi connessi alla sua situazione particolare;
e) proporre reclamo ai sensi dell'art. 77 GDPR all'autorità di controllo competente in base alla propria residenza abituale, al luogo di lavoro oppure al luogo di violazione dei propri diritti; per l'Italia è competente il Garante per la protezione dei dati personali, contattabile tramite i dati di contatto riportati sul sito web https://www.garanteprivacy.it.
I predetti diritti potranno essere esercitati inviando apposita richiesta al Titolare o al DPO mediante i canali di contatto indicati ai punti 1 e 2 della presente informativa. Per i dati trattati da Panea per conto del Cliente (punto 4, lettera c), le richieste vanno indirizzate al Cliente; se ricevute da Panea, sono trasmesse senza ritardo al Cliente, che Panea assiste nel riscontro. Le richieste saranno evase senza ingiustificato ritardo e, in ogni modo, entro un mese dalla domanda; solo in casi di particolare complessità e di elevato numero di richieste, tale termine potrà essere prorogato di ulteriori 2 (due) mesi.

11. Presa visione dell'informativa

La presente informativa è resa disponibile all'Utente al primo accesso al Connettore, unitamente ai Termini di servizio, ed è consultabile in ogni momento all'indirizzo https://mcp.paneagroup.it/privacy.